Cómo organizar un primer Webinar corporativo con éxito

Los nuevos desafíos de las áreas de Capacitaciones

A diferencia de un tiempo atrás y como consecuencia de los tantos cambios que la pandemia instaló en las organizaciones, las áreas de Capacitaciones han logrado ascender varios escalones en la “popularidad” dentro de las mismas. No sólo les están demandando más cantidad y mayor calidad en los contenidos, la digitalización al ciento por ciento, sino también una suerte de apoyo y contención para los equipos de trabajo, los cuales no están inmunes al cansancio, a la ansiedad, al estrés, a la incertidumbre, siendo ésta última la gran protagonista en todo este lío.

Para estos capacitadores sin capa que tuvieron que acelerar sus tiempos de aprendizaje y adaptación a los tiempos que corren, uno de los desafíos más grandes es la realización de Webinars, o Seminarios Virtuales. Y gestionar la adrenalina cuando el lanzamiento es en vivo, sobre todo.

Por todo ello, es muy importante listar una serie de aspectos a tener en cuenta para una coordinación ordenada y profesional, que dependiendo el tipo de organización y dinámica, pueden variar en su enumeración y orden de importancia:

1.- Apoyo de los directivos y personas claves de la organización. Es importante comunicarles de primera mano la voluntad de la creación y coordinación del evento. Hacerlxs parte de la idea, integrarlxs y escuchar de necesidades. De esta manera, se contará con aliadxs importantes y se disminuirá la posibilidad de opiniones negativas o desaprobaciones contraproducentes.

2.- Definición del tema principal a tratar. Con este primer apoyo y feedback de las áreas claves, se tendrá más clara la prioridad de la organización de los temas, precisando que éstos sean oportunos, útiles y necesarios para todxs los integrantes de la compañía. No es sencillo de plasmar, pero en los equipos diversos está la solución. Ser perceptivxs y abiertxs, para escuchar todas las ideas sin perder el eje de lo solicitado por la alta dirección.

3.- Coordinaciones importantes para alinear los esfuerzos. Definir lo antes posible la fecha del evento y diagramación de los horarios de la jornada, priorizando facilitar la accesibilidad a los usuarios y, como veremos más adelante, realizar la comunicación con antelación para que puedan organizar sus tiempos. Además dejar establecido si la conferencia será abierta al público externo o cerrada a los miembros de la empresa.

4.- Reclutar a los profesionales y expertxs que podrán aportar los conocimientos de los temas del evento. Estudiar previamente su trayectoria profesional, conocer sus actividades extracurriculares, entrevistarse e intercambiar ideas sobre la temática, dejar en claro los objetivos de la empresa y del área. Pedirles también una presentación preliminar o anteriores que hayan realizado. Al avanzar en los contenidos, se les puede brindar soporte con el diseño de las diapositivas o material, para que sean atractivas, cautiven la atención, tengan además un mismo formato con el resto, se respeten los logos de la empresa, los colores institucionales, etc. Organizar la secuencia de los temas y expositorxs de acuerdo a la estrategia global del evento.

5.- Evaluar y decidir la tecnología con la que se va a trabajar. Es importante contar con una persona designada exclusivamente del área de Sistemas, y que se mantenga de principio a fin en el proyecto. Este área es un aliado estratégico fundamental y es el que debe asesorar que plataforma será la más adecuada. La buena noticia es que se pueden hacer grandes cosas con nada de presupuesto; por ejemplo, contando con un Zoom Corporativo y un canal de YOUTUBE o cuenta de Facebook, se puede enlazar realizando los famosos “lives”, potenciando ampliamente la capacidad de audiencia. Hay que asegurarse que quede todo grabado y chequear los temas de seguridad informática.

6.- Hacer pruebas técnicas previas con el equipo expositor, moderadorxs y personal técnico. Esto es importante ya que no necesariamente todxs saben usar la herramienta que se elija, y además algunos de los expositorxs pueden tener mucha experiencia en la docencia y capacitaciones presenciales, pero no así en las digitales. Es excluyente este paso para el éxito de los expositorxs y que su energía esté puesta en su presentación, y no en dudas por la marcha técnica de ésta. También permite estar alineadxs con el resto del equipo ante un plan B.

7.- Publicidad del evento. Es momento de planificarla estratégicamente. Para ello, es útil usar todos los recursos que tengamos disponibles para llegar a la mayor cantidad de personas. Si hay un área de Comunicaciones en la empresa, trabajar en conjunto para programar la campaña de Email marketing, la promoción por redes sociales, el diseño de los flyers y/o banners, con la información clara y relevante en el mismo. Si hay algún medio adicional que permita publicidad y que tenga convenio con la compañía, adelante.

8.- Comunicaciones internas previas al webinar. Enviar por mail a todo el equipo del evento los datos con la forma de conexión, horarios pautados, diagramación total de la jornada y recomendaciones, que nunca están de más. Es importante, transmitirles confianza y seguridad, entendiendo que puede haber inconvenientes técnicos externos que escapan de las manos del propio expositxr, y que lo importante es no perder la calma, hacer saber que se hará todo lo posible por solucionarlo con el personal técnico y los moderadorxs que tiene por detrás.

9.- Moderadorxs virtuales. Un éxito asegurado en el webinar es elegir bien al o lxs moderadorxs. Es requisito que fluya con la oratoria, que transmita dinamismo, que pueda sacar algunas conclusiones mínimas de cada charla, interactuar con el público y elegir preguntas relevantes para hacerle a los expositorxs. Y además que sepa manejar situaciones imprevistas, es un plus para los eventos que son transmitidos en vivo.

10.- Planificar y validar el “speech”. No hay como una buena presentación que capte la atención de la audiencia durante los primeros minutos, así como también un gran discurso de cierre de la jornada. Pero todo ello debe trabajarse previamente para no caer en improvisaciones, y deberá asimismo ser validado por los directivos. Es fundamental la mención de los objetivos generales del evento y poner en contexto a los asistentes con información relevante sobre la empresa. Una cuestión que atañe a la diplomacia y el protocolo es listar los agradecimientos hacia todas las personas y áreas que permitieron la realización del evento, desde el presidente de la Compañía hacia abajo, tratando de no olvidar a nadie. Por último, durante el evento, es primordial una correcta presentación de cada uno de los expositorxs y sus temas, con los datos profesionales y de trayectoria chequeados y validados con ellos.

11.- Estadísticas y datos: antes, durante y después de la transmisión del webinar, se puede recoger datos valiosos para el área y la organización. Se podrán cuantificar y cualificar la información recibida, sea por la interacción del público, por la cantidad de participantes, por el interés demostrado en la asistencia en particular a determinada charla, por el aumento de la cantidad de seguidores en las redes, etc. Además permitirá rectificar los desvíos de los objetivos iniciales y mejorar para los siguientes seminarios.

12.- Agradecer. Para finalizar, esta acción debe estar presente en todo momento. En el proceso de creación del evento hacia los colaboradores, aliadxs y todo el equipo que participa del mismo. Durante el evento, iniciar agradeciendo a todxs por la asistencia y participación es un buena herramienta para empatizar con la audiencia y que ésta llegue más positiva al encuentro del orador. Al finalizar la jornada nuevamente por haber permanecido el tiempo estipulado, el interés demostrado y los aportes recibidos. Se sugiere preparar un Certificado de Reconocimiento con firmas de los directivos para entregar a los expositorxs, y no está demás un presente o regalo corporativo. Con lo poco que se pueda ofrecer alienta al esfuerzo y deja abierta la puerta a sumarlxs a un próximo encuentro. Por último, y no menos importante, diagramar la entrega de Certificados de Asistencia a los participantes con mail registrado.

Un primer y exitoso webinar dejará una impresión positiva del sector de Capacitaciones y de la Gerencia de Recursos Humanos, pero también de toda la organización en su conjunto, y será más fácil captar la atención y la motivación para los próximos webinar que se organicen.

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Romina Elizabeth Moreno

Licenciada en Relaciones del Trabajo (UBA), especializada en Inclusión, Género y Diversidad. Maestrando en Derecho del Trabajo y Relaciones Laborales Internacionales. Grafóloga Pública. Profesora de Tai Chi y de Chi Kung.

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